Microsoft Teams on lähes kaikkien etätöitä tekevien keskeinen työympäristö. Johtava konsultti Henry Scheinin Solu Digitalilta antaa seuraavassa viisi vinkkiä Teamsin tehokäyttöön.
Etätyöskentely asettaa omat haasteensa sujuvalle työn tekemiselle. Monipuolisesti omaa ja organisaation arkea hyödyttävillä työkaluilla on tässä tärkeä rooli. Digitaaliset prosessit ja tiedon sujuva käsittely ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta ovat työkalupakin tavanomaisia edellytyksiä.
Me Solu Digitalissa tarjoamme Microsoftin teknologioita hyödyntäviä tiedonhallinnan ratkaisuja helpottamaan asiakasorganisaatioiden työntekijöiden arkea. Ratkaisujen toteuttamisen ja käyttöönoton lisäksi pidämme muun muassa työpajoja ja koulutuksia. Matkan varrella reppuun on kertynyt paljon keinoja, joilla ottaa kaikki ilo irti Microsoft Teams -käytöstä.
Tässä siis viisi vinkkiä, jotka kannattaa ottaa nyt haltuun, jos Teamsin käytön tehostaminen on ajankohtaista omassa organisaatiossasi. Vinkkien avulla pääset alkuun Teamsin tehokäytön suunnitelmallisessa toteutuksessa.
Vinkki 1: Tunnista Teamsin tarjoamat mahdollisuudet virtuaalisen yhteistyön tehostajana
Useimmat virtuaalisen yhteistyön mahdollistavat työkalut tarjoavat käyttöösi kokoustoimintoja, videopuheluja ja pikaviestintätoiminnallisuuksia monitahoiseen ja -kanavaiseen viestintään eri sidosryhmien välillä. Microsoft Teams tarjoaa näiden lisäksi käyttöösi monta muuta virtuaalityön ulottuvuutta.
Yksi Teamsin vahvuuksista on sen monipuolisuus ja kattavat mahdollisuudet keskittää työntekoa ja siihen liittyvää yhteydenpitoa yhteen sovellukseen. Työskentely tiedon, asiakirjojen, tehtävien ja ihmisten parissa tehostuu, kun huomaat lisäksi nämä:
• Kokouksien hallinta: Teamsin kattavat toiminnallisuudet tukevat kokousten sujuvaa suunnittelua, järjestämistä ja asianhallintaa. Kokouksiin liittyvän aineiston kuten dokumenttien ja OneNote-muistiinpanojen käsittely vähentää tiedon hajautumista sähköpostiin, eri tiedostosijainteihin ja osallistujien ulottumattomiin.
• Dokumenttien käsittely: Teamsissä voi työstää asiakirjoja Office-ohjelmilla, jolloin yhteismuokkaaminen samanaikaisesti ja dokumenttiin liittyvä keskustelu muiden kanssa onnistuu suoraan asiakirjan yhteydessä. Dokumentteja voi myös tallentaa ja jakaa helposti organisaation sisällä ja sen ulkopuolelle.
• Työryhmätyöskentely: Teams tarjoaa myös SharePointin dokumentinhallinnan ominaisuuksien hyödyntämisen. Osasto- ja projektikohtainen työskentely selkeytyy Teams-tiimien eli työryhmäkohtaisten työtilojen avulla. Muistutusten, hälytysten, hyväksyntäketjujen ja muiden työskentelyä tehostavien toimintojen käyttöä kannattaa hyödyntää koko organisaation laajuisesti.
• Tehtävien- ja projektinhallinta: Teamsissä voi käyttää myös Planneria, jonka työjonojen ja tehtäväsäiliöiden käyttö tekee tiimien ja projektien tehtävien hallinnasta helpompaa. Plannerin käyttö lisää tehtävien läpinäkyvyyttä ja tiimien jäsenten välistä luottamusta. Työnteko ja siitä raportointi helpottuvat, vaikkapa tiimipalavereissa yhteisesti hyödynnettävien näkymien ja raporttien avulla.
Yhteistyön ja virtuaalityöskentelyn tehostamisen lisäksi Teamsistä löytyy ratkaisun avaimet moneen organisaatioiden toiminnan digitalisoimiseen liittyvään osa-alueeseen. Helikopteriperspektiivi organisaation tiedolla johtamiseen auttaa muodostamaan näkemyksen tarpeista ja mahdollisuuksista Teamsin tehokäyttöön.
Vinkki 2: Tehosta Teamsin käyttöä yhteisillä toimintatavoilla
Teamsin, kuten muidenkin digitaalisen tiimityön ratkaisujen käytön tehostamisessa korostuu yhtenäisten toimintatapojen määrittely. Määrittely on hyvä aloittaa organisaation nykytilanteen kartoittamisesta:
• Mitkä organisaation ja työntekijöiden eli käyttäjien tarpeet ja haasteet ovat?
• Entä mikä on käyttäjien nykyinen osaamistaso ja Teamsin käyttöaste?
Kartoitus sekä organisaation johdon tasolla että käyttäjien keskuudessa antaa arvokasta tietoa ja näkemystä siitä, mitä tavoitetilaa kohti suunnataan ja millä keinoilla sitä kohti pyritään. Kartoituksen jälkeen Teamsin erilaisten käyttötapauksien tunnistaminen luo pohjaa yhtenäisten toimintatapojen määrittelylle.
Erilaisten sidosryhmien tarpeiden ja haasteiden huomioiminen tässä on tärkeää yhteisen ymmärryksen muodostamista varten. Teams-käytön kannalta kohderyhmiä kannattaa miettiä monesta eri näkökulmasta käyttötapauskohtaisesti:
• Päivittäiset loppukäyttäjät tarvitsevat tiettyjä perustoimintoja tiedon ja dokumenttien parissa työskentelyyn virtuaalisesti sekä yhteisiä pelisääntöjä esimerkiksi tiedon tallennussijainteihin ja kokouskäytäntöihin liittyen.
• Työntekijöiden esihenkilöt tarvitsevat helppokäyttöisiä työkaluja tiimiensä johtamiseen, jotta he voivat mahdollistaa helposti seurattavan, avoimen ja läpinäkyvän tiimityöskentelyn herättämään luottamusta ja yhteisöllisyyden tunnetta kaikkien tiimin jäsenien kesken.
• Projektipäälliköt tarvitsevat työkaluja, dokumenttipohjia sekä käytäntöjä tehtävän- ja projektinhallintaa varten seuratakseen ja raportoidakseen etenemistä projektijohdolle. Projektitoiminnan johto taas tarvitsee yhdenmukaista ja vertailtavissa olevaa tietoa kaikista projekteista.
Teamsin käyttö helpottuu tiettyjen toimintatapojen vakiintuessa työnteon arkeen, kun organisaation työntekijät ovat tietoisia määritellyistä ja dokumentoiduista, kaikkia yhteisesti koskevista käytänteistä.
Vinkki 3: Keskitä työskentely Teamsiin
Plannerin mahdollistamien tehtävien- ja projektinhallintatoimintojen lisäksi Teamsiin voi yhdistää useita erilaisia sovelluksia, tietojärjestelmiä ja lähteitä. Työskentely helpottuu ja aikaa säästyy, kun tietojen keräämiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen kuluva aika eri järjestelmien välillä keskitetään Teamsiin.
Teamsiin voi kehittää automaattisia työnkulkuja ja lomakepohjaisia sovelluksia kätevästi Microsoft Power Platformin palveluilla. Erilaisia sovelluksia ja tietolähteitä voi liittää Teamsiin sadoilla yhdistimillä. Näihin sovelluksiin liittyvän datan hyödyntäminen tehostaa työntekoa ja lisää tuottavuutta myös kattavilla raportointi- ja ennusteratkaisuilla Power BI:n avulla.
Power Platformin mahdollistamien ratkaisujen lisäksi räätälöidyt Teams-sovellukset tarjoavat Teamsin ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia hyödyntäviä laajennuksia, kuten:
• Botteja vaikkapa IT-osaston lähituen tikettien hallintaan
• Teamsin vasemman puolen valikkoon sekä kanavien ja tiimien välilehdille rakennettavia sovelluksia tiimi- ja henkilökohtaisen työskentelyn tueksi esimerkiksi organisaatiokohtaisten Teamsin käyttöön liittyvien linjauksien, ohjeistuksien ja opastavien koulutussisältöjen keskuksena
Nämä sovellukset perustuvat organisaatioiden tarpeita vastaaviin käyttötapauksiin. Ne tarjoavat yksinkertaisista sovelluksista monipuolisiin tiedon ja resurssien keskittymiin luotuja työvälineitä sujuvoittamaan työntekijöiden arkea. Erilaiset sovellukset tuovat käytännöllisyyttä ja vaivattomuutta työntekoon keskittämällä useita toimintoja ja työtehtäviä Teamsin toimintaympäristöön.
Manuaalisia ja toistuvia, isoja tietomääriä käsitteleviä työtehtäviä voi automatisoida niin Teamsiin räätälöityjen sovelluksien kuin myös muiden Teamsiin yhdistettävien sovellusten ja järjestelmien avulla. Esimerkiksi matka- ja kululaskujen kirjaus ja käsittely sekä tuntikirjausten ja lomapyyntöjen tallentaminen, esimiesten hyväksymisketjut ja muut tiedon hallintaa keskittävät työnkulut onnistuvat kätevästi suoraan Teamsistä.
Vinkki 4: Paranna Teamsin käyttökokemusta muokkaamalla asetuksia
Erilaisten asetusten läpikäynti ja muokkaaminen tarvittaessa on yksi tapa tehostaa omaa työskentelyä, yhteistyötä muiden kanssa sekä Teams-kokouksia etukäteen sekä niiden aikana ja jälkeen.
Esimerkiksi ilmoitusasetusten läpikäynti jo Teams-käytön alkuvaiheessa antaa paremman kuvan siitä, mihin asioihin voi omilla asetuksillaan vaikuttaa tiedonkulun ja yhteistyön edistämiseksi. Pääset muuttamaan ilmoitusasetuksia Teamsin oikeassa yläkulmassa, jossa oman profiilikuvan tai nimikirjaimien kohdalta klikatessa avautuu valikko. Valitse Asetukset ja Ilmoitukset-osio.
Voit muokata ilmoitusasetuksia vastaamattomiin sähköposteihin sekä kokouksissa, tiimeissä, kanavissa ja henkilöiden välisissä keskusteluissa tapahtuvaan toimintaan liittyen. Myös muut Asetukset-osion kohdat kannattaa käydä perusteellisesti läpi, jotta Teamsin käyttökokemus on viilattu itselle ja omaan työntekoon sopivaksi.
Myös Teams-kokouksissa kannattaa kiinnittää huomiota ainakin seuraaviin asetuksiin niin kokouksen järjestäjänä kuin siihen osallistujanakin:
• Kokousasetusten muokkaaminen liittyen odotustilan käyttöön kokouksen alussa, osallistujien mikrofonien mykistyksen, keskustelujen ja reaktioiden sekä esittäjien sallimiseen.
• Taustakohinan vaimennus Teamsin asetuksien kohdasta Laitteet.
• Taustan sumennus ja taustakuvan käyttäminen Teams-kokouksen ikkunassa ennen kokoukseen liittymistä.
Parhaimmassa tapauksessa jokaisen kokoukseen osallistujan kokemus paranee, kun esimerkiksi ylimääräinen taustahälinä vaimentuu mikrofonia käytettäessä, tai jokainen osallistuja käyttää videokuvaa sumennetulla taustalla tai omavalintaisella taustakuvalla, vaikka taustalla saattaisikin näkyä arjen epäjärjestystä.
Näillä pienillä asioilla voi olla iso merkitys ja vaikutus välittömän luottamuksen syntymisessä ja vahvistumisessa, kun osa vuorovaikutuksesta, nimittäin eleet, ilmeet ja läsnäolo, jäävät etätyössä kokonaan tai osittain pois.
Vinkki 5: Hallitse Teamsin työryhmiä ja tietoturvaa automaatiolla
Teams-käytön tehostamisessa yhden tärkeän kokonaisuuden muodostavat Teams-ryhmät eli tiimit kanavineen. Tavallisessa tapauksessa yhteistyön alkaessa asiakkaamme ovat kokeneet ongelmaksi sen, että organisaatiossa on liian suuri määrä tiimejä, joista osa on perustettu osin vailla yhdessä sovittua tarkoitusta ja osa eri tahoilla, omistajiensa huomaamatta, useampaan kertaan samaa tarkoitusta varten. Teams-käytön osaamistaso on ollut vaihtelevaa, mikä on vaikeuttanut Teamsin tehokasta ja monipuolista hyödyntämistä. Käyttöä tukevan tiedon ja oppimiseen kannustavien toimintatapojen puuttuminen on jarruttanut Teamsin omaksumista.
Epäyhdenmukainen osaaminen ja käyttäjävaatimukset puoltavat Solu 365:n työryhmäautomaation hyödyntämistä organisaatiossa. Solu 365 työryhmäautomaatio avaa väylän Teams-käyttöönottoon ja toimintatapamuutoksen toteuttamiseen. Käytännössä Teams-tiimien pääkäyttäjien eli tiimien omistajien ei tarvitse hallita Teams-tiimien oikeiden ja yhdenmukaisten asetusten teknistä suorittamista, vaan suorittamisen voi jättää työryhmäautomaation tehtäväksi. Solu 365 perustaa Teams-tiimit ennalta määriteltyjen käyttötapausten ja tiimikohtaisten tietosuoja- ja jakamisasetusten mukaisesti.
Teams-tiimiin muodostetaan automaattisesti tarvittavat dokumenttipohjat esimerkiksi projektiraportoinnille, sovellukset yhdistettyinä eri tietojärjestelmiin, ja muut resurssit valmiina käyttöön.
Solu 365:n portfolionäkymä organisaation kaikista Teams-ryhmistä monipuolisin suodatusmahdollisuuksin tarjoaa helikopteriperspektiivin kaikkiin Teams-tiimeihin. Asiakkaamme ovat tehostaneet työntekoa tukemalla työntekijöiden hyvinvointia ja työviihtyvyyttä Teamsin ja Solu 365:n avulla.
Lisävinkki: Panosta koulutukseen ja viestintään
Teamsin käyttö mahdollistaa monia asioita tiedon ja resurssien tallentamiseen, käsittelyyn, jatkojalostamiseen ja jakamiseen organisaation kaikilla alueilla sekä ulkopuolisten tahojen kanssa. Teamsin perusversion toiminnallisuuksien ja ominaisuuksien laaja-alainen käyttö ja sen tehostaminen erilaisilla sovelluksilla ja työnkuluilla siis kannattaa.
Koulutuksella ja ajankohtaisella viestinnällä on myös merkittävä rooli Teams-käytön tehostamisessa. Niiden suunnittelu ja toteutus kannattaa aloittaa jo hyvissä ajoin ennen Teamsin, sen sovellusten ja toiminnallisuuksien käyttöönottoa. Myös eri käyttäjäryhmien laaja skaala erilaisia oppimistapoja on hyvä ottaa huomioon Teams-koulutuksia suunnitellessa.
Säännöllinen viestintä esimerkiksi Teamsin uusista ominaisuuksista ja niiden käytön mahdollisuuksista auttaa henkilöstöä löytämään luovasti ratkaisuja moniin tietotyön haasteisiin ja tarpeisiin. Organisaatioiden kannattaa hyödyntää arvokkainta resurssiaan eli asiantuntevia ja kokeneita työntekijöitään osallistamalla heidät muutoksen toteuttamiseen säännöllisten palautekyselyjen kautta.
Vierailijakynä
Henry Scheinin
Johtava konsultti, Solu Digital Oy
